Hướng Dẫn 07 — Thêm Chi Phí (AI Hỗ Trợ & Thủ Công)
Tổng Quan
Chi phí trong SMECentral được ghi nhận dưới dạng hoá đơn Chi Phí (Cost). Bạn có thể thêm theo hai cách: - AI Hỗ Trợ — tải ảnh hoặc file hoá đơn XML và để AI tự động trích xuất thông tin - Thủ Công — tự nhập chi tiết chi phí
Cả hai phương pháp đều phân loại chi phí vào nhóm Cost trong báo cáo P&L.
Ai có thể thực hiện?
Vai trò Owner hoặc Manager.
Phương Pháp A — AI Hỗ Trợ (Scan Hoá Đơn)
Phương pháp này nhanh hơn. Dùng khi bạn có ảnh hoá đơn, file PDF hoặc file XML hoá đơn điện tử.
Các bước thực hiện
- Vào mục Chi Phí (Expenses)
- Từ menu bên trái, nhấn Expenses
-
Hoặc từ Dashboard, nhấn nút nhanh "Scan Invoice"
-
Nhấn "Tải Hoá Đơn" (Upload Invoice)
-
Chọn file
- File XML — định dạng hoá đơn điện tử Việt Nam (phổ biến nhất cho hoá đơn nhà cung cấp); kéo thả hoặc chọn file
- File PDF — đính kèm cùng file XML để ghép tự động (hệ thống tự liên kết theo tên file)
-
Ảnh/hình ảnh — dùng tính năng OCR để scan hoá đơn hoặc biên lai in
-
Xử Lý AI
- Với file XML: hệ thống tự động trích xuất tên nhà cung cấp, mã số thuế, số hoá đơn, ngày, hạng mục, GST và tổng tiền
- Với ảnh/PDF: Google Gemini AI đọc tài liệu và điền thông tin vào các trường
-
Quá trình xử lý mất 3–10 giây
-
Kiểm tra dữ liệu đã trích xuất
- Xác nhận các trường sau chính xác:
| Trường | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Tên Nhà Cung Cấp | Bên bạn mua hàng từ |
| Số Hoá Đơn | Phải khớp với hoá đơn giấy |
| Ngày Hoá Đơn | Ngày trên hoá đơn |
| Hạng Mục | Sản phẩm/dịch vụ đã mua |
| Tiền GST | Phải bằng 10% tiền hàng |
| Tổng Tiền | Phải khớp với tổng trên hoá đơn |
-
Chỉnh sửa lỗi — nhấn vào bất kỳ trường nào để sửa thủ công nếu AI nhận sai
-
Nhấn "Lưu" — chi phí được ghi nhận và xuất hiện ngay trong P&L
Mẹo tải hàng loạt: Bạn có thể tải nhiều file XML cùng lúc. Mỗi file tạo ra một bản ghi chi phí riêng. Nếu file PDF có cùng tên với XML, chúng sẽ tự động được đính kèm.
Phương Pháp B — Nhập Thủ Công
Dùng khi bạn có chi phí đơn giản không có hoá đơn điện tử (vd: biên lai tiền mặt, xăng, đậu xe).
Các bước thực hiện
- Vào mục Chi Phí (Expenses)
-
Từ menu bên trái, nhấn Expenses
-
Nhấn "Thêm Chi Phí Thủ Công" hoặc "New Invoice"
-
Điền thông tin chi phí
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Nhà Cung Cấp | Bên bạn thanh toán (vd: "Coles", "Shell Petrol", "Bunnings") |
| Số Hoá Đơn | Tạo số tham chiếu nếu không có (vd: "CASH-001") |
| Ngày Hoá Đơn | Ngày phát sinh chi phí |
| Mô tả | Mô tả hàng hoá/dịch vụ đã mua |
| Tiền Hàng (chưa GST) | Số tiền trước thuế |
| GST | Tiền thuế (thường 10% tiền hàng) |
| Tổng Cộng | Tổng thanh toán |
| Danh Mục | Loại chi phí (vd: Vật Tư, Điện Nước, Vận Chuyển, Thuê Mặt Bằng) |
| Đính Kèm Biên Lai | Tải ảnh biên lai (tuỳ chọn nhưng khuyến nghị để kiểm toán) |
- Nhấn "Lưu"
Xem Tất Cả Chi Phí
- Vào Expenses từ menu điều hướng
- Tất cả hoá đơn chi phí được liệt kê với ngày, nhà cung cấp và số tiền
- Dùng bộ lọc để thu hẹp theo:
- Khoảng ngày
- Danh mục
- Khoảng tiền
- Nhấn vào bất kỳ chi phí nào để xem chi tiết đầy đủ hoặc tài liệu đính kèm
Mẹo Hay
- Scan hoá đơn ngay khi nhận được để tránh mất biên lai giấy
- Đính kèm ảnh biên lai ngay cả với chi phí nhập thủ công — hữu ích cho khai thuế và kiểm tra ATO
- Với chi phí định kỳ (vd: tiền thuê mặt bằng hàng tháng), phương pháp thủ công nhanh nhất — nhập một lần là xong
- Tất cả chi phí tự động cập nhật vào báo cáo P&L — xem Hướng Dẫn 08 — Báo Cáo P&L
Trước đó: Hướng Dẫn 06 — Đặt Hàng Online Tiếp theo: Hướng Dẫn 08 — Báo Cáo Lãi Lỗ